ZARZĄDZENIE NR 15/03 Wójta Gminy Wiżajny z dnia 22 maja 2003 roku w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Wiżajny
ZARZĄDZENIE NR 15/03
Wójta Gminy Wiżajny
z dnia 22 maja 2003 roku
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Wiżajny
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r.: Nr 142, poz. 1591 zm.: 2002 r.: Nr 23, poz. 220; Nr 62, poz. 558; Nr 113, poz. 984, Nr 214, poz. 1806) zarządza się, co następuje:
§ 1
Nadaje się Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Wiżajny stanowiący Załącznik do niniejszego Zarządzenia.
§ 2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Wójt
mgr inż. Jerzy Antoni Gora
Załącznik do Zarządzenia Nr 15/03
Wójta Gminy Wiżajny
z dnia 22 maja 2003 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY WIŻAJNY
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Wiżajny zwany dalej Regulaminem określa:
1. organizację Urzędu Gminy Wiżajny zwanego dalej Urzędem,
2. zasady kierowania Urzędem,
3. zakresy działania komórek organizacyjnych Urzędu,
4. zasady podpisywania pism i decyzji,
5. zasady opracowywania projektów aktów prawnych,
6. tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli oraz skarg i wniosków,
7. organizację działalności kontrolnej w Urzędzie.
§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1. Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Wiżajny,
2. Radzie - należy przez to rozumieć Radę Gminy Wiżajny,
3. Wójcie - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Wiżajny,
4. Zastępcy Wójta - należy przez to rozumieć Zastępcę Wójta Gminy Wiżajny,
5. Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Wiżajny,
6. Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Wiżajny,
7. Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego - należy przez to rozumieć Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Wiżajnach.
8. Statucie - należy przez to rozumieć Statut Gminy Wiżajny,
§ 3
1. Urząd Gminy Wiżajny, jest jednostką organizacyjną Gminy przy pomocy której Wójt wykonuje swoje zadania.
2. Urząd Gminy jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3. Siedziba Urzędu Gminy znajduje się w Wiżajnach.
§ 4
1. Urząd jest czynny od poniedziałku do piątku w godzinach od 730 do 1530.
2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta i dni dodatkowo wolne od pracy w godzinach od 900 do 1700.
§ 5
W celu przekazywania informacji mieszkańcom Gminy o pracy Rady i Urzędu znajdują się:
1. w siedzibie Urzędu:
1/ tablica ogłoszeń urzędowych,
2/ tablica informacyjna o godzinach pracy Urzędu i dniach przyjmowania obywateli przez Wójta w sprawach skarg i wniosków,
3/ tablica informacyjna o rozmieszczeniu stanowisk pracy w Urzędzie oraz wywieszki na drzwiach pokoi biurowych o pracownikach w nich pracujących,
4/ prowadzony jest Biuletyn Informacji Publicznej w sieci teleinformatycznej,2. na zewnątrz Urzędu:
1/ tablica informacyjna " Rada Gminy informuje",
2/ tablica ogłoszeń urzędowych.
Rozdział II
Zakres działania i zadania Urzędu
§ 6
1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Rady i jej organów oraz Wójta.
2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:
1) zadań własnych Gminy,
2) zadań z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono Gminie na mocy obowiązujących ustaw, a także z zakresu organizacji przygotowań i przeprowadzenia wyborów powszechnych oraz referendów,
3) zadań wykonywanych na podstawie porozumień z organami administracji rządowej i jednostkami samorządu terytorialnego,
4) zadań publicznych realizowanych w drodze współdziałania między jednostkami samorządu terytorialnego.
§ 7
W szczególności do zadań Urzędu należy:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,
2) wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy,
3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,
4) przygotowanie materiałów do uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy,
5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,
6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady i posiedzeń Komisji,
7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,
9) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.
Rozdział III
Organizacja Urzędu
§ 8
W skład Urzędu wchodzą:
1. Wójt
2. Zastępca Wójta.
3. Sekretarz Gminy.
4. Referat Budżetu i Finansów, w skład którego wchodzą:1/ Kierownik Referatu - Skarbnik Gminy - główny księgowy budżetu Gminy,
2/ Zastępca głównego księgowego ds. obsługi finansowo - księgowej szkół i gimnazjum,
3/ Stanowisko pracy d/s księgowości budżetowej i pozabudżetowej,
4/ Stanowisko pracy d/s wymiaru podatków i opłat,
5/ Stanowisko pracy d/s poboru podatków i opłat.
5. Urząd Stanu Cywilnego, którym kieruje Kierownik USC powołany przez Radę Gminy.
6. Samodzielne stanowiska pracy:1) Stanowisko pracy d/s obsługi organów Rady, obrony cywilnej i ewidencji działalności gospodarczej,
2) Stanowisko pracy d/s organizacyjno-kadrowych,
3) Stanowisko pracy d/s zagospodarowania przestrzennego, rolnictwa i gospodarki gruntami,
4) Stanowisko pracy d/s gospodarki komunalnej i ochrony środowiska,
5) Stanowisko pracy d/s oświaty,
6) Radca prawny.
7. Stanowiska pomocnicze i obsługi:
1) kierowca (obsługa wozów OSP),
2) kierowcy (dowóz dzieci),
3) woźna,
4) robotnik gospodarczy (w miarę potrzeb).
§ 9
Komórkę organizacyjną Urzędu stanowi również Gminne Centrum Reagowania (GCR) w skład którego wchodzą grupy robocze Gminnego Zespołu Reagowania o charakterze stałym.
§ 10
1. W Urzędzie funkcjonuje Pełnomocnik do spraw informacji niejawnych (OIN).
2. Do zadań Pełnomocnika do spraw informacji niejawnych należy w szczególności:
1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
2) przeprowadzanie kontroli w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych,
3) przeprowadzanie postępowania sprawdzającego w stosunku do osób mających dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności.
Rozdział IV
Zasady funkcjonowania Urzędu
§ 11
Urząd działa w oparciu o następujące zasady:
1/ praworządności,
2/ służebności wobec społeczności lokalnej,
3/ racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4/ jednoosobowego kierownictwa,
5/ kontroli wewnętrznej,
6/ podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne stanowiska,
7/ wzajemnego współdziałania.
§ 12
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
§ 13
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są zobowiązani służyć Gminie i Państwu.
§ 14
1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem gminnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.
§ 15
1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację powierzonych im zadań.
§ 16
W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna i zewnętrzna.
§ 17
Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie wykonują:
1) Sekretarz Gminy - w zakresie funkcjonowania komórek organizacyjnych, przestrzegania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego i instrukcji kancelaryjnej, dyscypliny pracy,
2) Skarbnik Gminy - w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami budżetowymi.
3) kierownicy komórek organizacyjnych - w zakresie działania komórki organizacyjnej, w stosunku do pracowników komórki.
§ 18
Zakres kontroli wewnętrznej obejmuje w szczególności:
1. przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
2. prowadzenie teczki organizacyjnej,
3. przestrzeganie terminowości oraz poprawności i merytoryczne załatwianie skarg i wniosków,
4. przestrzeganie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego,
5. terminowość i poprawność realizacji zadań wynikających dla danego stanowiska pracy,
6. prawidłowość realizacji budżetu i zadań z niego wynikających,
7. dyscyplina pracy,
8. przestrzeganie obowiązków pracowniczych wynikających z ustawy o pracownikach samorządowych.
§ 19
1. Kontrola zewnętrzna obejmuje sposób realizowania zadań przez gminne jednostki organizacyjne.
2. Kontrolę zewnętrzną sprawują pracownicy według ustalonego zakresu czynności, w oparciu o wytyczne Wójta ustalające zakres tematyczny i sposób wykonania czynności kontrolnych i na podstawie upoważnienia Wójta.
3. Kontrole finansowe w jednostkach powiązanych z budżetem Gminy wykonuje Skarbnik Gminy.
§ 20
Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 21
Działalność kontrolna powinna być łączona z udzieleniem instruktażu.
Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowany.
Wyniki kontroli kontrolujący przedkłada Wójtowi.
§ 22
W Urzędzie prowadzony jest scentralizowany rejestr materiałów pokontrolnych z kontroli zewnętrznych wykonywanych przez NIK i inne jednostki kontrolujące.
Materiały pokontrolne po zarejestrowaniu przekazywane są pracownikom, którzy przygotowują stosowne informacje o sposobie ich wykorzystania, w tym również o sposobie realizacji zaleceń w zakresie swojej właściwości.
§ 23
1. Pracownicy realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie im ustalonym.
2. Pracownicy są zobowiązani do współdziałania w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
Rozdział V
Zakresy działania kierownictwa Urzędu
§ 24
1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt.
2. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy oraz Skarbnika Gminy.
3. Wójt wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
§ 25
Do zadań Wójta należy w szczególności:
1. kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i reprezentowanie Gminy na zewnątrz,
2. przygotowywanie projektu budżetu Gminy,
3. gospodarowanie funduszem płac i innymi funduszami Gminy,
4. nadzorowanie realizacji budżetu Gminy,
5. składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy,
6. przygotowywanie projektów i określanie sposobu wykonywania uchwał Rady Gminy,
7. wydawanie przepisów porządkowych w przypadku nie cierpiącym zwłoki,
8. przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady Gminy oraz aktów ustanawiających przepisy porządkowe,
9. przesyłanie przepisów porządkowych do wiadomości wójtom sąsiednich gmin oraz staroście powiatu,
10. ogłaszanie uchwały budżetowej i sprawozdania z jej wykonania,
11. wykonywanie zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy,
12. nawiązywanie, rozwiązywanie i dokonywanie zmian w stosunku pracy pracowników oraz wykonywanie innych uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
13. powoływanie i odwoływanie Zastępcy Wójta,
14. występowanie do Rady Gminy z wnioskami w sprawie powołania i odwołania Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy,
15. udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
16. podejmowanie działań warunkujących wewnętrzną i zewnętrzną kontrolę działań poszczególnych stanowisk Urzędu, w tym sprawne i terminowe załatwianie spraw mieszkańców,
17. podejmowanie działań warunkujących bieżącą kontrolę wykonywania uchwał Rady Gminy, skarg i wniosków obywateli.
§ 26
1. Decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wydaje Wójt.
2. Wójt może:
1) upoważnić Zastępcę Wójta, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy oraz innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
2) powierzyć prowadzenie określonych spraw w swoim imieniu Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi Gminy.
§ 27
1. Do zadań Zastępcy Wójta należy prowadzenie spraw gminy w zakresie powierzonym przez Wójta.
2. Zastępca Wójta wykonuje zadania Wójta podczas jego nieobecności.
§ 28
1. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu.
2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
1/ opracowywanie projektów zmian Regulaminu,
2/ opracowywanie projektu podziału zadań na stanowiska prac,
3/ opracowywanie projektów zakresu czynności na stanowiska pracy,
4/ nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,
5/ przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu
6/ nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał organów Gminy,
7/ koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,
8/ przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy,
9/ wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta.
3. W przypadku nieobecności Wójta i jego Zastępcy Sekretarz wykonuje zadania Wójta.
§ 29
1. Skarbnik Gminy jako główny księgowy budżetu realizuje zadania określone w odrębnych przepisach, zapewniając prawidłową gospodarkę finansową Gminy.
2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1) Kierowanie Referatem Budżetu i Finansów,
2) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy,
3) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych,
4) współdziałanie w opracowywaniu budżetu Gminy,
5) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,
6) opracowywanie programów gospodarczych i prognoz finansowych dla Gminy,
7) przygotowywanie projektów uchwał w sprawach finansowych i majątkowych Gminy,
8) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa dla głównych księgowych budżetu,
9) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta.
Rozdział VI
Zadania wspólne komórek organizacyjnych
§ 30
Do wspólnych zadań wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów Gminy, a w szczególności:
1/ prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
2/ pomoc Radzie i organom Rady w wykonywaniu ich zadań,
3/ współdziałanie ze Skarbnikiem Gminy przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,
4/ przygotowywanie projektów uchwał Rady i jej organów z zakresu przydzielonych zadań,
5/ przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,
6/ udział w organizowanych szkoleniach i doskonaleniu zawodowym pracowników,
7/ stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt i przechowywanie akt zgodnie z obowiązującymi przepisami,
8/ stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
9/ usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
10/ wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Wójta.
11/ przygotowywanie materiałów niezbędnych do przeprowadzania spisów i badań statystycznych zleconych ustawowo Gminie z zakresu powierzonych spraw.
Rozdział VII
Zakres działania Referatu i poszczególnych stanowisk pracy
§ 31
1. Do Referatu Budżetu i Finansów należy:
1/ opracowywanie programów gospodarczych i prognoz finansowych dla Gminy, analizowania i ocena zjawisk społecznych i gospodarczych występujących na obszarze Gminy,
2/ przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy w terminie określonym przepisami,
3/ udzielanie pomocy Wójtowi w bieżącym realizowaniu budżetu Gminy i okresowe informowanie organów Gminy o przebiegu realizacji budżetu Gminy,
4/ zapewnienie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Urzędu,
5/ sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych.
6/ prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
7/ prowadzenie ksiąg rachunkowych,
8/ prowadzenie ksiąg inwentarzowych i rozliczania inwentaryzacji,
9/ dokonywania umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
10/ prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy / poza szkołami i gimnazjum /,
11/ prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,
12/ gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,
13/ przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,
14/ podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,
15/ prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,
16/ przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat,
17/ wydawania zaświadczeń o stanie majątkowym i rodzinnym oraz wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym w postępowaniu o zwolnieniu od kosztów sądowych,
18/ udzielanie informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji i opinii o wystawieniu na licytacje.
19/ przygotowywanie informacji i sprawozdań z zakresu budżetu, podatków i opłat.
20/ ewidencja i rozliczanie należności z czynszów za wynajem lokali, sprzętu, urządzeń i sprzedaż materiałów.
21/ zapewnienie obsługi finansowo-księgowej i kasowej jednostkom budżetowym - szkołom podstawowym i gimnazjum,
Referat przy znakowaniu spraw używa symbolu "BF".
§ 32
Do zadań stanowiska pracy Kierownika USC należy prowadzenie spraw dotyczących:
1. Urzędu Stanu Cywilnego, do którego należy prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno-opiekuńczych, a w szczególności dotyczących:
1/ rejestracji urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
2/ sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stany cywilnego,
3/ sporządzanie i wydawania odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
4/ przechowywania i konserwacji ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
5/ przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
6/ stwierdzanie legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,
7/ wskazywania kandydata na opiekuna prawnego.2. wydawania dokumentów stwierdzających tożsamość,
3. przeprowadzania rejestracji przedpoborowych oraz przygotowanie i udział w poborze,
4. postępowania cywilnego w tym:1/ ustanawiania pełnomocnika w sprawach o ustalenie ojcostwa i roszczenia alimentacyjne oraz w sprawach o przysposobienie.
5. ewidencji ludności,
6. ochrony przeciwpożarowej, w tym spraw ochotniczych straży pożarnych na terenie gminy.
Stanowisko pracy do sygnowania w/w spraw używa symbolu "USC".
§ 33
Do zadań stanowiska pracy d/s obsługi organów Rady, obrony cywilnej i ewidencji działalności gospodarczej należy prowadzenie spraw:
1. Z zakresu obsługi organów Rady
1/ przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie stanowiskami pracy materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej Komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
2/ przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej Komisji,
3/ podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań Rady i jej organów,
4/ przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej organów
5/ protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
6/ prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i jej organów,
7/ prowadzenie rejestru wniosków i zapytań składanych przez radnych,
8/ organizowanie szkoleń radnych i członków komisji Rady nie będących radnymi.
Stanowisko pracy do znakowania spraw z w/w zakresu używa symbolu "RG".
2. Prowadzenie spraw związanych z postępowaniem cywilnym i karnym w tym:
1/ przyjmowanie pism sądowych i wywieszania ogłoszeń o ustanowieniu kuratora,
2/ przyjmowanie obwieszczeń,
3/ zgromadzeń i zbiórek publicznych,3. Prowadzenie spraw związanych z obronnością kraju a w szczególności:
1/ przygotowywanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
2/ orzekania o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny i uznaniu za jedynego żywiciela,
3/ przyznawania przysługujących żołnierzom i członkom ich rodzin zasiłków na utrzymanie rodziny oraz pokrywania należności mieszkaniowych i eksploatacyjnych,
4/ tworzenia formacji obrony cywilnej,
5/ nakładania obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,
6/ nakładania świadczeń na rzecz obrony,
7/ udzielania pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym,
8/ zakwaterowania sił zbrojnych.
9/ prowadzenie magazynu OC,4. Prowadzenie spraw z zakresu ochrony zdrowia w tym:
1/ opieki zdrowotnej,
2/ wychowania w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi,
3/ zwalczania chorób zakaźnych,5. Prowadzenie spraw z zakresu kultury a w szczególności spraw związanych z kulturą i sztuką, kulturą fizyczną, wypoczynkiem i rekreacją tj.:
1/ prowadzenie spraw związanych z bibliotekami: tworzeniem, łączeniem, przekształcaniem i znoszeniem bibliotek, nadawaniem im statutów oraz zapewnieniem bibliotekom właściwych warunków działania a także prowadzenie spraw dotyczących zakładania, utrzymywania i nadzorowania bibliotek publicznych,
2/ prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony dóbr kultury i muzeów,
3/ realizacja zadań Gminy z zakresu kultury, kultury fizycznej, w tym sportu, rekreacji i wypoczynku,6. Prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej a w szczególności:
1/ przygotowanie decyzji o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
2/ ustalanie czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych,
3/ wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
4/ pobieranie opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,7. Administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej.
8. Prowadzenie spraw z zakresu Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego podczas jego nieobecności.
Stanowisko pracy przy oznakowaniu spraw określonych w pkt 2 - 8 używa symbolu "SAO".
§ 34
Do zadań stanowiska pracy d/s organizacyjno-kadrowych należy w szczególności:
1/ przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji wpływającej do Urzędu,
2/ prowadzenie ewidencji korespondencji,
3/ prowadzenie rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu,
4/ przygotowywanie i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta,
5/ prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
6/ nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
7/ prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego,
8/ przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski i organizowanie ich kontaktów z Wójtem lub Sekretarzem,
9/ zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie. w tym materiały kancelaryjne i biurowe oraz prowadzenie gospodarki materiałami biurowymi, kancelaryjnymi oraz drukami i formularzami,
10/ prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
11/ organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
12/ przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
13/ przygotowywanie projektu planu urlopów wypoczynkowych,
14/ zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
15/ przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
16/ ewidencja czasu pracy pracowników,
17/ kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych,
18/ realizacja zdań z zakresu BHP a w szczególności:a/ okresową analizę stanu bhp,
b/ stwierdzenie zagrożeń zawodowych,
c/ przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
d/ zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
e/ przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp,
f/ rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
g/ udział w dochodzeniach powypadkowych,19/ gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz,
20/ organizowanie współpracy Gminy z zagranicą.
Stanowisko pracy przy znakowaniu spraw używa symbolu "OR".
§ 35
Do zadań stanowiska pracy d/s zagospodarowania przestrzennego, rolnictwa i gospodarki gruntami należą w szczególności:
1. sprawy zagospodarowania przestrzennego Gminy, w tym:
1/ przygotowywanie materiałów do studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy,
2/ przygotowywanie materiałów niezbędnych do sporządzania projektów planów zagospodarowania przestrzennego,
3/ koordynacja i obsługa działań związanych z uzgodnieniami projektu planu oraz wprowadzanie zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
4/ przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie zaświadczeń na jego podstawie, odpisów i wyrysów,
5/ prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
6/ ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny oraz analiza wniosków w sprawach sporządzania lub zmiany planu zagospodarowania przestrzennego,
7/ prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego,
8/ prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
9/ prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
10/ rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu.2. rolnictwa a w tym:
1/ zwalczania zaraźliwych chorób zwierzęcych,
2/ łowiectwa,
3/ nasiennictwa.3. ochrony gruntów rolnych i leśnych, w tym:
1/ przeznaczania gruntów na cele nierolnicze lub nieleśne,
2/ przeznaczania gruntów rolnych do zalesienia,
3/ wyłączania gruntów z produkcji,
4/ rolniczego wykorzystania gruntów,
5/ rekultywacji nieużytków oraz gruntów zdewastowanych, zdegradowanych i użyźniania innych gruntów,4. przeciwdziałania nieformalnemu obrotowi ziemią,
5. gospodarki wodnej,
6. gospodarki gruntami i wywłaszczania nieruchomości, w tym:1/ gospodarowania i zarządzania gminnymi gruntami zabudowanymi i przeznaczonymi w planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywania, oddawania w użytkowanie i użytkowanie wieczyste, dzierżawę, najem, użyczanie i zarząd,
2/ ustalania ich wartości, cen i opłat za korzystanie z nich,
3/ organizowaniem przetargów na nieruchomości komunalne,
4/ nabywaniem nieruchomości niezbędnych dla realizacji zdań Gminy,
5/ komunalizacją gruntów,
6/ prowadzeniem ewidencji gruntów gminnych,
7/ tworzeniem zasobów gruntów na cele zabudowy,
8/ wyposażania gruntów w urządzenia komunalne,
9/ zagospodarowaniem wspólnot gruntowych.
Stanowisko pracy przy znakowaniu spraw używa symbolu "PRG".
§ 36
Do zadań stanowiska pracy d/s gospodarki komunalnej i ochrony środowiska należą w szczególności:
1. sprawy z zakresu gospodarki komunalnej a w szczególności dotyczące:
1/ stawek czynszów i opłat za lokale i budynki,
2/ przyznawania lokali mieszkalnych, w tym socjalnych i zastępczych oraz zapewnienia w razie potrzeby czasowego zakwaterowania osób zwolnionych z zakładów karnych,
3/ zamiany lokali,2. sprawy z zakresu zarządzania drogami gminnymi, placami i ulicami, w tym:
1/ przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków i stanowisk organów Gminy, dotyczących zaliczania dróg i ulic do poszczególnych kategorii,
2/ projektowanie przebiegu dróg i ulic,
3/ określanie szczegółowego korzystania z dróg, w tym wykorzystywania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne,
4/ zarządzanie drogami,
5/ prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości,3. sprawy z zakresu ochrony i kształtowania środowiska, w tym:
1/ zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów,
2/ ochrony środowiska przed odpadami,
3/ utrzymania porządku i czystości,
4/ ograniczeń dotyczących maszyn i urządzeń,
5/ ochrony powietrza atmosferycznego,4. zarząd budynkami i mieniem gminnym nie przekazanym innym jednostkom.
Stanowisko pracy do znakowania spraw używa symbolu "GK".
§ 37
Do zakresu działania stanowiska do spraw oświaty należy:
1/ zapewnienie warunków działania szkół w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki,
2/ wykonywania remontów obiektów szkolnych oraz zadań inwestycyjnych w tym zakresie,
3/ wyposażanie szkół w pomoce dydaktyczne i sprzęt niezbędny do pełnej realizacji programów nauczania, wychowania i innych zadań statutowych,
4/ współpraca z Dyrektorami szkół podstawowych i gimnazjum w sprawach całokształtu funkcjonowania oświaty w Gminie.
Stanowisko pracy do oznakowania spraw używa symbolu "Oś".
§ 38
1. Do obsługi prawnej należy:
1/ sprawowanie nadzoru prawnego nad prawidłowością i zgodnością z prawem podejmowanych uchwał przez Radę,
2/ opiniowanie pod względem prawnym projektów aktów prawnych Wójta,
3/ opiniowanie projektów umów i porozumień,
4/ udzielanie wyjaśnień, opinii i porad prawnych w sprawach obowiązującego stanu prawnego w zakresie poszczególnych stanowisk pracy,
5/ informowanie organów o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności Urzędu oraz o uchybieniach w działalności Urzędu w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień,
6/ uczestniczenie w prowadzonych przez Wójta rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego,
7/ wykonywanie nadzoru prawnego nad egzekucją należności Urzędu,
8/ występowanie w charakterze pełnomocnika w postępowaniu sądowym, administracyjnym i przed innymi organami orzekającymi,
9/ inicjowanie i dokonywanie ocen skuteczności funkcjonowania prawa oraz opracowywanie informacji i wniosków wynikających z tych ocen,
2. Szczegółowy zakres działania radcy prawnego określają odrębne przepisy.
Stanowisko pracy do znakowania spraw używa symbolu "OP".
§ 39
Do zakresu działania stanowiska pracy:
1. robotnika gospodarczego należy:
1/ wykonywanie bieżących napraw i remontów w budynkach stanowiących mienie gminne oraz konserwacja sprzętów i urządzeń,
2. woźnej:
1/ utrzymanie czystości w pomieszczeniach budynku Urzędu Gminy oraz jego otoczeniu,
2/ dostarczanie korespondencji do UPT w Wiżajnach,
3. kierowców wozów OSP:
1/ zapewnienie sprawności samochodów pożarniczych i motopomp oraz udział powyższego sprzętu w czasie ćwiczeń i akcji pożarniczych.
4. kierowców autobusów dowożących dzieci do szkół należy:
1/ zapewnienie sprawności autobusu dowożącego dzieci,
2/ dowóz dzieci oznaczonymi trasami i w wyznaczonym czasie do szkół,
3/ zapewnienie bezpieczeństwa dzieci w czasie ich przewozu.
§ 40
1. Szczegółowe zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników, w tym Zastępcy Wójta określa Wójt.
2. Wnioski w sprawie zakresów czynności pracowników przedkłada Sekretarz Gminy, poza pracownikami Referatu Budżetu i Finansów, które przedkłada Skarbnik Gminy w porozumieniu z Sekretarzem Gminy.
§ 41
Przy zmianach personalnych pracowników Urzędu obowiązuje protokolarne przekazanie dokumentów
§ 42
Szczegółową strukturę zatrudnienia przedstawia załącznik do regulaminu organizacyjnego.
Rozdział VIII
Zasady opracowywania projektów aktów prawnych
§ 43
Przy opracowywaniu projektów aktów prawnych należy przestrzegać następujących zasad:
1. akt nie może zawierać postanowień wykraczających poza upoważnienia ustawowe, a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów,
2. układ projektu aktu prawnego powinien być przejrzysty a jego redakcja powinna być jasna i zwięzła,
3. dla oznaczenia jednakowych pojęć należy używać jednakowych terminów i określeń prawnych, przyjętych w obowiązującym ustawodawstwie.
§ 44
1. Akt prawny powinien zawierać:
1) tytuł,
2) wskazanie podstawy prawnej,
3) zakres przedmiotowy podlegający regulacji,
4) wskazanie odpowiedzialnego za wykonanie,
5) określenie terminu wejścia w życie.
2. Projekt aktu prawnego opracowują pracownicy, każdy w zakresie swojej właściwości rzeczowej z własnej inicjatywy lub na polecenie Wójta.
3. Pracownik, do którego należy opracowanie projektu aktu prawnego, kieruje ten projekt do zainteresowanych, w celu dokonania uzgodnień, przeprowadzenia konsultacji lub zasięgnięcia opinii wymaganych przepisami prawa.
4. Projekt aktu prawnego powinien być uzgodniony:
1) ze Skarbnikiem Gminy, jeżeli dotyczy zadań budżetowych lub ma spowodować skutki finansowe,
2) z Sekretarzem Gminy, jeżeli dotyczy spraw organizacyjnych,
3) z jednostkami organizacyjnymi Gminy, jeżeli nakłada na te jednostki zadania lub obowiązki.
5. Projekt aktu prawnego powinien być zaopiniowany pod względem formalno-prawnym i redakcyjnym przez radcę prawnego.
6. Po dokonaniu niezbędnych uzgodnień i uzyskaniu wymaganych opinii projekt aktu prawnego należy przedłożyć Wójtowi.
§ 45
1. Podjęte akty prawne organów gminy numeruje się według zasad ustalonych w Statucie Gminy,
2. Akty prawne wewnętrznego urzędowania, wydawane przez Wójta w formie zarządzeń numeruje się kolejnymi numerami (cyfra arabska) w ciągu roku.
3. Zbiory aktów prawnych, o których mowa w ust.1 i 2 prowadzi pracownik na stanowisku do spraw obsługi organów gminy.
§ 46
Wydane akty prawne pracownik na stanowisku do spraw obsługi organów gminy przekazuje pracownikom Urzędu i kierownikom jednostek organizacyjnych gminy, odpowiedzialnym za ich realizację.
Rozdział IX
Zasady podpisywania pism i decyzji
§ 47
1. Wójt podpisuje:
1) wydawane akty prawne,
2) dokumenty kierowane do instytucji państwowych szczebla centralnego i Wojewody,
3) odpowiedzi na wnioski komisji Rady oraz interpelacje i zapytania radnych, posłów,
4) umowy oraz inne dokumenty zawierające oświadczenia woli w imieniu Gminy,
5) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
6) odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników,
7) pisma związane ze stosunkiem pracy pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
8) odwołania od decyzji oraz pisma w sprawach toczących się przed NSA,
9) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu,
10) odpowiedzi na wystąpienia Najwyższej Izby Kontroli, Prokuratury i Regionalnej Izby Obrachunkowej, Państwowej Inspekcji Pracy i innych instytucji kontroli, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem,
11) pisma związane ze współpracą zagraniczną,
12) wnioski o nadanie odznaczeń,
13) inne pisma, jeżeli ich podpisywanie zastrzegł dla siebie.
§ 48
Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Wójta oraz decyzje do podpisywania których zostali imiennie upoważnieni przez Wójta.
§ 49
Pracownicy mogą podpisywać:
1. korespondencję bieżącą należącą do zakresu spraw prowadzonych na stanowisku, nie mającą znamion decyzji lub rozstrzygnięć i nie zastrzeżoną do podpisu Wójta,
2. decyzje administracyjne do wydawania których zostali imiennie upoważnieni przez Wójta.
§ 50
Pracownik przygotowujący projekty pisma lub decyzji administracyjnych, odpowiada za merytoryczną prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych projektów i parafuje je swoim podpisem umieszczonym z lewej strony na kopii tekstu.
Rozdział X
Tryb przyjmowania i załatwia indywidualnych spraw obywateli oraz skarg i wniosków
§ 51
1. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne, w tym również dotyczące organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
2. Obsługę obywateli przyjmowanych przez Wójta i Zastępcę Wójta w ramach skarg i wniosków prowadzi pracownik na stanowisku do spraw organizacyjnych i kadrowych.
§ 52
1. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i w przepisach szczególnych.
2. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz realizacją słusznych interesów obywateli.
3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy - zgodnie z ustalonymi zakresami czynności.
§ 53
Pracownicy Urzędu obsługujący interesantów zobowiązani są do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych mogących mieć wpływ na sposób załatwienia spraw, a w szczególności:
1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania treści obowiązujących przepisów,
2) informowania zainteresowanych o możliwości załatwienia ich spraw,
3) powiadamiania stron o przyczynie nie załatwienia spraw w obowiązującym terminie,
4) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia wydanych rozstrzygnięć,
5) niezwłocznego załatwiania spraw wypływających z Rady Gminy i jej komisji oraz spraw, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego,
6) inne sprawy, nie wymienione w pkt. 5 winne być załatwione bez zbędnej zwłoki, według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
§ 54
1. Wójt i jego Zastępca przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy piątek w godzinach od 1000 - 1500. Jeżeli piątek jest dniem wolnym od pracy, interesanci są przyjmowani w następnym dniu roboczym.
2. Pozostali pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie, w godzinach pracy Urzędu.
3. Informacja o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków powinna być wywieszona jest w widocznym miejscu w Urzędzie.
§ 55
1. Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Urzędu w formie pisemnej lub wniesione do protokołu ustnie są ewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków.
2. Sprawy wniesione ustnie nie mające charakteru skargi lub wniosku ewidencjonowane są w rejestrze przyjęć interesantów.
3. Rejestry, o których mowa w ust.1 i ust.2 prowadzi pracownik na stanowisku do spraw organizacyjno - kadrowych.
§ 56
1. Odpowiedzi na skargi i wnioski powinny być jasne i zwięzłe. W przypadku zajęcia negatywnego stanowiska, odpowiedź musi zawierać wyczerpujące uzasadnienie prawne i faktyczne.
2. Pracownicy, którym przekazano wniosek lub skargę do załatwienia, zobowiązani są zawiadomić stanowisko do spraw organizacyjnych i kadrowych o sposobie załatwienia sprawy, przekazując dokumentację związaną ze sprawą wraz z kopią odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu.
§ 57
Pracownik prowadzący rejestr skarg i wniosków prowadzi bieżącą kontrolę w zakresie terminowości i sposobu załatwienia zgłoszonych skarg i wniosków oraz dokonuje w miarę potrzeb, okresowych analiz w tym zakresie.
Rozdział XI
Postanowienia końcowe
§ 58
Szczegółowy zakres uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności pracowników Urzędu określają zakresy czynności.
Wójt
mgr inż. Jerzy Antoni Gora